manajemen dan organisasi

Manajemen dan Organisasi

1. 1. Manajemen
   1. a. Pengertian dan peranan manajemen

Menurut George R Terry mendefinisikan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui kegiatan yang dilakukan oleh orang lain.

Menurut Henry Fayol mendefinisikan bahwa manajemen adalah proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengkomandoan (commanding), pengkoordinasian (coordinating), dan pengendalian (controlling) yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan.

John F. Mee mendefinisikan manajemen sebagai proses kegiatan planning, organizing, motivating dan controlling, yang dilakukan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen adalah proses khas yang menggerakkan organisasi dengan tujuan yang sudah matang untuk dilaksanakan.

Bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses.

Manajemen adalah suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.

1. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen.

Segenap orang yang melakukan aktifitas tertentu untuk mencapai sebuah tujuan.

1. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science).

Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana cara mencapai hasil yang kita inginkan.

Maka dari itu dengan tidak adanya manajemen yang baik, suatu tujuan yang diinginkan tidak akan tercapai. Manajemen adalah sebuah rencana yang disusun sebagai jalan menuju tujuan yang akan dicapai.

Peranan manajemen :

1. Pemelihara hubungan
2. Sumber komunikasi
3. Pengambilan keputusan

Menurut Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Peran antarpribadi
   Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.
2. Peran informasional
   Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
3. Peran pengambilan keputusan
   Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

1. b. Latar belakang sejarah manajemen

Pada perkembangan peradaban rnanusia, ilmu terbagi dalam tiga kelompok besar,
yaitu :

Ilmu yang mempelajari setia/seluruh gejala, bentuk dan eksistensinya yang erat
hubungannya dengan alam beserta isinya dan secara universal mempunyai sifat
yang pasti dan sarna serta tidak dipisahkan oleh ruang dan waktu, disebut ilmu
eksakta, contoh : fisika, kimia dan biologi.

IImu yang mempelajari seluruh gejala rnanusia dan eksistensinya dalam
hubungannya pada setiap aspek kehidupan yang terjadi dalam kehidupan
masyarakat dinamakan ilmu sosial/non eksakta, misalnya : ekonomi, politik,
psikologi, sosiologi, hukum, administrasi dan lain-lain.

IImu humaniora, kumpulan pengetahuan yang erat hubungannya dengan seni,
misalnya : seni tari, seni lukis, seni sastra, dan seni suara.

IImu manajemen merupakan salah satu disiplin ilmu sosial. Pada tahun 1886
Frederick W. Taylor melakukan suatu percobaan time and motion study dengan
teorinya ban berjalan. Dari sini lahirlah konsep teori efisiensi dan efektivitas.

Kemudian Taylor menulis buku berjudul The Principle of Scientific Management
(1911) yang merupakan awal dari lahirnya manajemen sebagai ilmu.
Di samping itu ilmu manajemen sebagai ilmu penegtahuan mempunyai ciri-ciri
sebagai berikut :

1. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas dua orang atau lebih.
2. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut.
3. Adanya kegiatan Iproses/usaha
4. Adanya tujuan

Selanjutnya ilmu manajemen merupakan kumpulan disiplin ilmu sosial yang
mempelajari dan melihat manajemen sebagai fenomena dari masyarakat modem.
Dimana fenomena masyarakat modem itu merupakan gejala sosial yang membawa
perubahan terhadap organisasi.

Ada beberapa adalah faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kehidupan suatu
organisasi, yaitu :
1. Tekanan pemilik perusahaan
2. Kemajuan teknologi
3. Saingan baru
4. Tuntutan masyarakat
5. Kebijaksanaan pemerintah
6. Pengaruh dunia Internasional

Pada kenyataannya rnanajemen sulit dedifenisikan karena tidak ada defenisi
manajemen yang diterima secara universal. Mary Parker Follet mendefenisikan
manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Defenisi
ini rnengandung arti bahwa para manajer untuk mencapai tujuan organisasi melalui
pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin dilakukan.
Manajemen memang bisa berarti seperti itu, tetapi bisa juga mempunyai pengertian
lebih dari pada itu. Sehingga dalam kenyataannya tidak ada defenisi yang digunakan
secara konsisten oleh semua orang. Stoner mengemukakan
suatu defenisi yang lebih kompleks yaitu sebagai berikut :
“Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber dayasumber
daya organisasi lainnya agar rnencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan”.

Dari defenisi di atas terlihat bahwa Stoner telah rnenggunakan kata “proses”, bukan
“seni”. Mengartikan manajernen sebagai “seni” mengandung arti bahwa hal itu
adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Sedangkan suatu “proses” adalah cara
sistematis untuk rnelakukan pekerjaan. Manajemen didefenisikan sebagai proses
karena semua manajer tanpa harus rnemperhatikan kecakapan atau ketrampilan
khusus, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam
pencapaian tujuan yang diinginkan.

Berdasarkan uraian diatas disimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen
merupakan kerjasama dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan
dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan
pengawasan (controlling).

Sampai sekarang belum ada suatu teori manajernen dapat diterapkan pada semua
situasi. Seorang manajer akan menjumpai banyak pandangan tentang manajemen.

Setiap pandangan mungkin berguna untuk berbagai masalah yang berbeda-beda.
Ada tiga aliran pemikiran manajemen yaitu :

1. Aliran klasik
2. Aliran hubungan manusiawi
3. Aliran manajemen modem

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi manajer menjadi tiga
golongan yang berbeda :

1. Manajer lini pertama
   Tingkat paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan menagwasi
   tenaga-tenaga operasional disebut manajemen lini (garis) pertama.
2. Manajer menengah
   Manajemen menengah dapat meliputi bebrapa tingkatan dalam suatu organisasi.
   Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para
   manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional.
3. Manajer puncak
   Klasifikasi manajer training pada suatu organisasi. Manajemen puncak
   bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.

1. c. Fungsi dan proses manajemen

Didasarkan pada pengertian manajemen sebenarnya fungsi manajemen sudah terkandung didalamnya. Dengan demikian menurut Skinner(1999), fungsi manajemen meliputi sebagai berikut :

v  Perencanaan (planning)

v  Pengorganisasian (Organizing)

v  Pengerjaan (staffing)

v  Pengendalian (controlling)

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan fungsi pertama yang merupakan pedoman kemana kearah mana tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Unsur-unsur yang perlu dalam perencanaan adalah :

1. Kebijaksanaan
2. Prosedur
3. Kemajuan yang diharapkan
4. Program

Perencanaan dalam tingkat manajemen

1. Perencanaan tingkat atas
2. Perencanaan tingkat menengah
3. Perencanaan tingkat bawah

Syarat-syarat membuat suatu rencana :

1. Tujuan dirumuskan dengan jelas
2. Sifatnya harus sederhana
3. Luwes
4. Realistis

1. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang mengelompokkan orang dan memberikan tugas, menjalankan tugas misi.

1. Pemimpinan (leader)

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
• Mengambil keputusan
• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
• Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

1. Pengerjaan (staffing)

Pengerjaan merupakan fungsi manajemen untuk menyeleksi, menempatkan, melatih (training) dan mengembangkan pegawai.

1. Pengawasan (controlling)

Pada dasarnya fungsi pengawasan merupakan tindak lanjut dari ketiga fungsi terdahulu. Suatu perencanaan yang sudah matang, dan sudah ada ada orang atau organisasi yang mengerjakan, dan sudah dilakukan motivasi agar setiap orang mau bekerja dan bekerjasama, maka kegiatan pengawasan perlu dilakukan, agar apa yang dikerjakan itu benar-benar sesuai dengan perencanaan yang sudah ada.

1. Pengarahan (directing)

Pengarahan merupakan fungsi manajemen untuk mengarahkan, memberikan perintah. Dalam fungsi ini termasuk kepemimpinan, yang merupakan bagaimana mempengaruhi kegiatan individu dan kelompok menuju sasaran

1. d. Ciri-ciri manajer professional

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan  manajerial yakni:

1. Berbudaya korporat: transparansi, independensi,  responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.
2. Dukungan manajemen puncak.
3. Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.
4. Berorientasi   ke masa depan dengan pendekatan holistik.
5. Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.
6. Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.
7. Dilakukan secara terencana/terprogram.
8. Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.
9. Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki
   1. kompetensi atau keahlian dan pengalaman panjang di bidangnya.
   2. sifat haus pada tantangan-tantangan.
   3. sikap dan ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.
   4. integritas tinggi.
   5. sifat menghargai profesi lain.
   6. sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko.
   7. bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.
10. Penggunaan teknologi tepatguna.
11. Kepemimpinan dalam membangun komitmen.
12. Partisipasi aktif semua anggota.
13. Kerjasama Tim.
14. Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).
15. Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung.

1. e. Keterampilan manajemen yang dibutuhkan

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
   Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

1. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
   Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

1. Keterampilan teknis (technical skill)
   Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1. Keterampilan manajemen waktu
   Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

1. Keterampilan membuat keputusan
   Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

1. 3. Organisasi
   1. a. Definisi organisasi

organisasi adalah bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.akan tetapi perlu kita fahami bahwa yang menjadi dasar organisasi,bukan “SIAPANYA”akan tetapi “APANYA”yang berarti bahwa yang dipentingkan bukan siapa orang yang akan memegang organisasi ,tetapi “APAKAH”tugas dari dari organisasi ?.

Menurut Stephen P. Robbins, (2001), organisasi merupakan gabungan unit sosial yang mempunyai anggota dua orang atau lebih yang dikoordinasikan untuk mencapai sejumlah tujuan.

Menurut Edgar H. Shcein (2002), organisasi merupakan koordinasi sejumlah kegiatan manusia yang telah direncanakan untuk mencapai maksud dan tujuan tertentu bersama melalui pembagian tugas dan fungsi serta melalui serangkaian wewenang dan tanggung jawab.

Menurut Gibson (1997), organisasi merupakan satu kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah.

1. b. Pentingnya mengenal organisasi

Beberapa manfaat organisasi yaitu:

1. Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Pencapaian tujuan akan lebih efektif dengan adanya organisasi yang baik.
2. Organisasi dapat mengubah kehidupan masyarakat. Contoh dari manfaat ini ialah, jika organisasi bergerak di bidang kesehatan dapat membentuk masyarakat menjadi dan memiliki pola hidup sehat. Organisasi Kepramukaan, akan menciptakan generasi mudah yang tangguh dan ksatria.
3. Organisasi menawarkan karier. Karier berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan. Jika kita menginginkan karier untuk kemajuan hidup, berorganisasi dapat menjadi solusi.
4. Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Organisasi selalu berkembang seiring dengn munculnya fenomena-fenomena organisasi tertentu. Peran penelitian dan pengembangan sangat dibutuhkan sebagai dokumentasi yang nanti akan mengukir sejarah ilmu pengetahuan.

1. c. Bentuk-bentuk organisasi

1. Organisasi garis

Bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Ciri-ciri bentuk organisasi ini adalah organisasinya masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

1. Organisasi garis dan staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staff yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu, tugasnya member nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

1. Organisasi fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tuugasnya dapat  di bedakan jelas.

1. Organisasi panitia

Organisasi di bentuk hanya untuk sementara waktu saja. Setelah tugas selesai, maka selesailah organisasi tersebut.

1. Organisasi lini dan staff

Staff tugasnya memberi layanan dan nasihat  kepada manager dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan.

1. d. Prinsip-prinsip organisasi

Suatu organisasi bisa dikatakan solid jika memiliki sifat sebagai berikut.

1. mempunyai tujuan yang jelas.
2. tujuan organisasi harus di terima dan di fahami oelh setiap orang di dalam organisasi.
3. memiliki kesatuan arah.
4. adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab.
5. berkesinambungan.
6. penempatan orang harus sesuai ahlinya.
7. adanya pembagian tugas.

Sumber : http://comank.blogspot.com/2007/04/sejarah-perkembangan-ilmu-manajemen.html

Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis, 2007, Manajemen Mutu SDM,PT Ghalia Indonesia.

buku pengantar bisnis Pandji Anoraga